LW公開_13007仕事のムリ・ムダ・ムラを無くすためのオフィスの整頓改善基本編150206

10/13 ファイル名を決めよう

情報のライフサイクルが進む毎に、取り扱い、保管する単位を上手に変えていくためには、ファィル名を工夫します。 コンピュータ内で扱う情報のファイル名の付け方の例を説明しましょう。 営業、開発資料・伝票などのビジネス情報は、取引相手または営業や予算管理上の管理番号、製品やサービスの品名や型番、仕事での成果物の名前と、作成、更新の日付をもとに、ファイル名を決めます。 例えば、このようなファイル名になります。 ファイルの最新管理は、それが作成、更新された日付でわかるようにします。 内部管理のための資料やデータなどの管理情報は、年月度、会計上や業務管理上の処理区分、処理内容と、作成、更新の日付をもとに、ファイル名を決めます。 例えば、このようなファイル名になります。 このようなファイル名にすると、情報ライフサイクルが進む段階に応じて、扱いや保管の単位が変わっても、ファイル名の各項目別に検索し、並べ替えて、フォルダーに格納するだけで、それぞれの単位に応じた管理ができるようになります。 紙のファイルの場合は、ファイル名を、成果物、または処理内容だけとします。 取引相手または営業や予算管理上の管理番号、製品やサービスの品名や型番、年月度、会計上や業務管理上の処理区分などは、置き場を区分し、表示して、ファイルを分けて保管します。 紙の場合は、電子データのように容易に検索や並べ替えができないので、ファイルは最小単位にしておき、置き場で区分して、単位が変わった都度、置き場を変えていきます。