LW公開_13007仕事のムリ・ムダ・ムラを無くすためのオフィスの整頓改善基本編150206

6/13 情報のライフサイクルで整頓の単位を決める

整頓は、情報のライフサイクルに応じた単位で、置き方や表示をします。 情報のライフサイクルは、入手、作成から廃棄までの５段階と保管があります。 保管は、作成や使用の段階で、一時的な保管、次の段階に進むときの保管があり、それぞれの段階と一体となっています。 入手、作成の段階の情報は、取引先毎や予算、プロジェクトなどの管理単位で扱われ、保管されます。 配付段階の情報は、配付先にまとめて送る情報のまとまりの単位で扱われたり、保管されたりします。 使用段階の情報は、情報を使用する部門の業務の処理単位で扱われたり、保管されたりします。 保存段階の情報は、廃棄される単位で、扱われ、保存されます。 このように、情報はライフサイクルの段階によって、取り扱われたり、保管されたりする単位が変化していきます。 この単位を無視した取り扱いや保管は、作業性を著しく悪くします。 オフィスの整頓では、情報のライフサイクルが進む毎に、取り扱い、保管する単位を上手に変えていく工夫が重要です。